Warto odejść od antagonistycznej wizji wzajemnych relacji państwa i społeczeństwa obywatelskiego. Problemem nie jest w Polsce to, że którekolwiek z nich jest zbyt silne, ale raczej to, że jedne i drugie są obecnie dość słabe.
Manifest Ekonomii Społecznej

Czy startowanie w przetargach się opłaca?
PAULINA OGRABISZ
aktualizacja: 07.04.2015

Foto: thinkpanama (CC) />/

Składanie ofert w postępowaniach przetargowych to jeden ze sposobów pozyskiwania zleceń przez przedsiębiorstwo. Ta ścieżka zdobywania kontraktów nie należy do najłatwiejszych, jednak mówi wiele o potencjalnym kliencie, konkurencji i naszej własnej ofercie – pisze Paulina Ograbisz dla portalu Ekonomiaspoleczna.pl.

Zakładając spółdzielnię socjalną na pewno tworzyliście biznesplan, a przy tej okazji charakteryzowaliście klientów i kanały dystrybucji. Chociaż w początkowym okresie działalności szczegółowe planowanie sprzedaży wydaje się abstrakcją, przychodzi taki moment, kiedy założenia weryfikuje rynkowa rzeczywistość. W zależności od modelu biznesowego startując w przetargach i uczestnicząc w zapytaniach, które wprawdzie nie podlegają ustawie o zamówieniach publicznych, jednak mają analogiczną formułę.

Kopalnia niełatwych możliwości

Zaczęło się niewinnie, bo od telefonu jednej z firm, która oferuje usługę dostarczania baz danych z aktualnymi przetargami z całego kraju. Pierwsze 30 dni bezpłatne, dlaczego by nie spróbować? Bardzo szybko okazuje się, że wiele firm i instytucji poszukuje usług, które moglibyśmy im dostarczyć. Dziesiątki ogłoszeń dziennie, prawdziwa kopalnia zleceń, szybkie terminy realizacji – nic, tylko robić kosztorysy, wysyłać oferty, podpisywać umowy!

Poświęcam czas, wcale nie mało, przygotowuję wyceny (po kosztach, bo kryterium ceny 100%), kompletuję papiery (skaner chodzi non stop), wysyłam jedną, drugą, dziesiątą ofertę a… kubeł zimnej wody ląduje na mojej głowie raz za razem. Okazuje się, że konkurencja nas nokautuje dając nawet 30% niższą cenę. Myślę sobie, że to niemożliwe, przecież znam ceny materiałów, usług, kosztów pracy. Jakim cudem można „wykręcić” na produkcie taką cenę? Albo oni są mistrzami optymalizacji, albo generują stratę, albo my mamy ceny nieprzystające do rzeczywistości.

Pomimo, że jestem zdziwiona i lekko zdegustowana, składam kolejnych 10, 20, 30 ofert, chcąc upewnić się, czy był to niefart, czy też uda się zauważyć prawidłowość potwierdzającą moje przypuszczenia. Po pewnym czasie rzeczywiście odkrywam kilka sekretów. Poniżej chciałabym przedstawić wnioski, opracowane na podstawie kilkumiesięcznych starań o pozyskanie zleceń tą drogą:

(a) Pracujemy nad optymalizacją produkcji

Nie sztuką jest obniżyć cenę czy dać klientowi rabat, sztuką jest obniżyć cenę przy jednoczesnym utrzymaniu poziomu zysku. Zanim więc obniżycie cenę, zastanówcie się, jak lepiej zorganizować pracę, gdzie taniej kupić materiały, w jaki sposób użyć zasobów – na przykład je współdzieląc je.

Co warto podkreślić, intensywne szukanie oszczędności w produkcji jest tu ściśle związane ze specyfiką zamówień publicznych, gdzie najczęściej obowiązuje kryterium ceny 100% (klauzule społeczne to pieśń przyszłości). Niestety, jeśli chcemy iść na wojnę, czyt. przetarg, musimy uzbroić się w odpowiedni oręż, czyt. cenę.

Uczestniczenie w postępowaniach przetargowych wcale jednak nie oznacza, że musimy rezygnować z innych sposób pozyskiwania zleceń czy na stałe obniżyć ceny dla wszystkich klientów. Nas jednak startowanie w przetargach i otwartych konkursach ofert nauczyło optymalizacji produkcji i zarządzania kosztorysem. Musieliśmy szczerze przyjrzeć się kosztom pracy oraz dokładnie, co do grosza, policzyć, gdzie znajduje się próg rentowności. Wiedzę tę wykorzystujemy na co dzień.

(b) Gonimy konkurencję

Nie ma co się czarować – PANATO najtańsze na rynku nie jest, nie będzie i… nie musi, bo naszym USP (Unique Selling Point - cecha produktu, która buduje jego konkurencyjność) nie jest najniższa cena. Zarazem to, w jaki sposób pozycjonujemy nasz produkt na rynku, nie zwalnia nas z obowiązku bycia konkurencyjnym w danym segmencie. Mimo, że większość zamówień zbieramy poza przetargami, dzięki udziałowi w nich mamy wgląd w oferty firm konkurencyjnych – widzimy, jakimi kwotami operują, przeglądamy ich strony internetowe i produkty, szukamy informacji o dotychczasowych klientach. Są to dla nas bardzo cenne informacje, widzimy bowiem, ile brakuje nam do najlepszych i o ile jesteśmy lepsi od najgorszych.

Niezależnie od branży, wszędzie można znaleźć firmy, które oferują ceny dumpingowe (poniżej kosztów produkcji). Nie popieramy takiej strategii, jednak z obserwacji rynku wiemy, że czasami mniej kosztuje realizacja projektu na kilkuprocentowej stracie i odroczenie pewnych konsekwencji, niż kilkutygodniowy przestój w produkcji i zamknięcie interesu z powodu wysokich kosztów stałych. Podchodząc do przetargu powinniśmy zachować właściwy balans i mieć to przemyślane, a nie podejmować decyzji pod wpływem chwili. Z drugiej strony nie okopujmy się przy swojej cenie, ale też nie schodźmy poniżej wszelkich pułapów rozsądku dlatego, że inni psują rynek.

(c) Inwestujemy w kosztorysowanie

Przykładowo w branży budowlanej osoby na stanowiskach kosztorysantów przygotowują w miesiącu średnio 3 opasłe dokumentacje projektowe, z kolei handlowcy zatrudniani w branży „gadżeciarskiej” składają od kilku do kilkunastu ofert dziennie, a w branży gastronomicznej wyceny przygotowują managerowie.

Niezależnie od branży, aby zdobyć zlecenia czy to w przetargach publicznych, czy w odpowiedzi na maila od zainteresowanego klienta, musimy mieć zasób w postaci kompetentnej osoby, która składa poprawnie skalkulowane oferty i robi to szybko. Nie jutro, za tydzień, czy jak się trafi, tylko w ciągu kilku godzin.

Dobrym pomysłem jest przyjrzenie się, jak w naszych spółdzielniach wygląda proces przyjmowania zamówień – od pojawienia się zapytania, przez przygotowanie i złożenie oferty, po przyjęcie zamówienia do realizacji. Czy mamy przygotowane cenniki wewnętrzne i te, dla klientów? Czy znamy progi rentowności? Czy koszta pracy, materiałów i podwykonawców są dobrze skalkulowane i aktualne? Czy komunikacja z klientem jest rozplanowana w efektywny i przejrzysty sposób? Jestem przekonana, że optymalizacja tego procesu da wymierne korzyści w zwiększeniu sprzedaży każdej oferty.

Rachunek zysków i strat

Czas odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule – czy startowanie w przetargach się opłaca? W naszym przypadku bilans jest umiarkowanie dodatni: poświęcamy trochę czasu (inwestycja), ale pojawiają się też efekty (zyski). Nie licząc kilkunastu zleceń o szczupłych budżetach i nowych klientów w portfolio, udział w tej swoistej maskaradzie nauczył nas ważnych kwestii: po pierwsze – optymalizacji produkcji, czyli produkowania szybciej i taniej, po drugie – dostarczył wiedzę o konkurencji i pomógł zmotywował do znalezienia lepszych dostawców usług i materiałów, po trzecie – nauczył cierpliwości. Jeśli zatem zdecydujecie się iść tą drogą, pamiętajcie o pewnej uniwersalnej dewizie – kto nie próbuje, ten nie ma.

Paulina Ograbisz dla portalu Ekonomiaspoleczna.pl

Foto: thinkpanama na licencji CC-BY-NC 2.0

KOMENTARZE (0) / DODAJ KOMENTARZ